Offre d’emploi – Recrutement d’un(e) assistant(e) de direction (Projet PISE)

Contexte du poste

Le Projet d’Appui au Programme d’Investissements dans le Secteur de l’Éducation (PISE) vise l’amélioration de la qualité et de l’accès à l’éducation au Gabon. Il repose sur la construction et l’équipement des établissements scolaires, ainsi que sur l’amélioration des conditions d’apprentissage. Ce projet est piloté par le Ministère de l’Éducation Nationale et de l’Instruction Civique (MENIC) à travers une Unité de Gestion du Projet (UGP).

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, l’UGP recherche un(e) Assistant(e) de direction pour assurer la gestion administrative et organisationnelle du secrétariat.

Nom du projet : Projet d’Appui au Programme d’Investissements dans le Secteur de l’Éducation (PISE)
Source de financement : Agence Française de Développement (AFD)
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) à terme incertain, avec une durée initiale de six mois renouvelable selon les besoins du projet
Lieu d’affectation : Unité de gestion du projet, Libreville, Gabon
Secteur d’activité : Éducation nationale

Missions et responsabilités

L’assistant(e) de direction travaillera sous la supervision du Coordonnateur National du Projet et aura pour mission d’assurer la gestion administrative, documentaire et logistique du projet.

Tâches principales

• Assurer la gestion du secrétariat :

  • Saisir et enregistrer le courrier entrant et sortant
  • Gérer les registres courriers départs et arrivées
  • Rédiger des courriers et documents administratifs
  • Effectuer la prise de notes et rédiger des comptes rendus de réunions
  • Organiser et classer les documents administratifs
  • Assurer l’archivage physique et numérique des dossiers

• Assurer la gestion administrative et documentaire :

  • Gérer la documentation et les supports de communication
  • Suivre et archiver les documents contractuels du projet
  • Conserver et organiser les pièces comptables en lien avec la petite caisse
  • Tenir et mettre à jour les bases de données des partenaires du projet
  • Traiter les registres Avis de Non Objection (ANO) et paiements des fournisseurs

• Appuyer la logistique et la gestion des ressources :

  • Organiser les réunions et assurer la prise de notes
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et les messages
  • Accueillir et orienter les visiteurs
  • Diffuser les rapports et documents internes

Profil du candidat

Formation et expérience

• Diplôme de niveau Bac +3 minimum en secrétariat, administration, gestion ou domaine équivalent
• Expérience professionnelle requise :
  • Minimum trois ans d’expérience dans un poste similaire
  • Cinq ans d’expérience dans une fonction administrative si aucune expérience spécifique en secrétariat de direction

Compétences techniques et organisationnelles

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Bonne capacité rédactionnelle et excellente communication écrite et orale
• Sens des priorités, autonomie et rigueur dans l’exécution des tâches
• Bonne connaissance des procédures administratives et financières
• Sens élevé de la discrétion et du respect de la confidentialité
• Esprit d’analyse, capacité de synthèse et gestion efficace du temps
• Bonne condition physique et capacité à gérer un volume important de tâches

Atouts supplémentaires

• Expérience dans la gestion de projets financés par des bailleurs de fonds
• Connaissance des procédures administratives du secteur éducatif gabonais
• Expérience en gestion documentaire et archivage numérique

Composition du dossier de candidature

Les candidats intéressés doivent soumettre un dossier comprenant :

1. Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur National du Projet
2. Un curriculum vitae détaillé, mentionnant les expériences professionnelles et les références
3. Une copie des diplômes et attestations de formation
4. Une copie des certificats et attestations de travail

Procédure de candidature

Pour avoir les termes de références e autres détails sur cette offre, contacter les personnes suivantes :

• Par email à l’adresse suivante : l.ngaba@pisegabon.org / s.moussouami@pisegabon.org
• Contacts : 066 85 44 17

Las candidats soumettront leurs dossiers PHYSIQUES en deux (2) exemplaires dans une enveloppe fermée, extérieure avec la mention: « Candidature au poste d’assistante de direction » à l’adresse ci-dessous au plus tard le 18 avril 2025 à 15h00, heure locale.

Adresse de dépôt des dossiers : Unité de Gestion du Projet PISE, BP 06 Libreville-Gabon, sur la voie Express, entre le Camp de Gaulle et l’Echangeur des Charbonnages, entrée MARQUEE, à 100 màtres de l’ancien bar LE YOKA

• Aucun dossier ne sera reçu par voie électronique (ne pas encoyer de dossier par e-mail donc).

Les dossiers incomplets ne seront pas examinés. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

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